§ 1 Name des Vereins, Sitz

Der Verein führt den Namen “European Society of Veterinary Clinical Pathology Clinical Pathology” (ESVCP). Er wird in das Vereinsregister in München (Deutschland) eingetragen. Der Name wird sodann mit dem Zusatz “eingetragener Verein” (e.V.) versehen. Sitz des Vereins ist München.

§ 2 Ziele des Vereins

1) Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts “Steuerbegünstigte Zwecke” der Abgabenordnung. Jeder Beschluß über die Änderung der Satzung ist vor dessen Anmeldung beim Registergericht dem zuständigen Finanzamt vorzulegen.

2) Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.

3) Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Der Verein darf zur Förderung der Ausbildung und des Verständnisses für die Klinische Labordiagnostik in der Veterinärmedizin aus den Mitteln des Vereins Ausbildungs-, Forschungs- und Reisestipendien an Residents und Studenten (Studenten der Veterinärmedizin oder Jungakademiker) vergeben.

4) Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

5) Die Mitglieder des Vereins zeichnen sich durch ein besonderes Interesse am Fachgebiet Klinische Labordiagnostik aus.

6) Alle Inhaber von Vereinsämtern sind ehrenamtlich tätig.

7)  Ziel des Vereins ist die Förderung der tierärztlichen Wissenschaft insbesondere auf dem Gebiet  der       Veterinärlabordiagnostik. Der Satzungszweck wird verwirklicht durch die:

– Durchführung wissenschaftlicher Veranstaltungen (wie z.B. Workshops, Seminare,Treffen)

– Vermittlung neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse durch aktive Teilnahme an öffentlichen Kongressen mit im weitesten Sinne hämatologischer, biochemischer oder zytopathologischer Thematik und Gedankenaustausch mit der American Society of Veterinary Clinical Pathology sowie anderen Vereinen oder Organisationen mit Interessengemeinschaft. Förderung der Klinischen Labordiagnostik/Klinischen Pathologie als Teilgebiet der Veterinärmedizin und der Forschung

8) Der Verein veröffentlicht Bekanntmachungen in eigenen Newslettern.

9)  Die Auflösung oder Aufhebung des Vereins ist in § 16 geregelt.

§ 3 Mitglieder

Der Verein besteht aus ordentlichen Mitgliedern und Ehrenmitgliedern:

1) Ordentliche Mitglieder sind aktive Mitglieder. Sie können Tierärzte oder Angehörige eines anderen Berufes sein, die an den Zielen des Vereins interessiert sind.

2) Ehrenmitglieder sind Mitglieder, die sich um den Verein besonders verdient gemacht haben; sie werden bei einer ordentlichen Mitgliederversammlung gewählt. Die Ehrenmitgliedschaft ist als die höchste Auszeichnung zu betrachten, die der Verein vergeben kann. Ehrenmitglieder haben dieselben Rechte wie ordentliche Mitglieder, sind aber von der Zahlung der Mitgliedsbeiträge befreit.

§ 4 Rechte und Pflichten der Mitglieder

1) Ordentliche Mitglieder und Ehrenmitglieder sind bei der Mitgliederversammlung stimmberechtigt.

2) Alle Mitglieder haben das Recht, dem Vorstand und der Mitgliederversammlung Anträge zu unterbreiten.

3)  Sie sind berechtigt, an allen Veranstaltungen des Vereins teilzunehmen.

4) Es wird von den Mitgliedern erwartet:

– die Ziele des Vereins nach besten Kräften zu fördern;

– alles Eigentum der Gesellschaft mit der erforderlichen Sorgfalt zu behandeln;

– den Mitgliedsbeitrag nach Aufforderung zu entrichten.

5) Die Mitglieder erhalten keine Gewinnanteile und in ihrer Eigenschaft als Mitglieder auch keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Alle Inhaber von Vereinsämtern sind ehrenamtlich tätig.

6) Bei ihrem Ausscheiden oder bei Auflösung oder Erlöschen des Vereins dürfen sie nicht mehr als ihre eigenen Kapitalanteile und den Wert ihrer geleisteten Sacheinlagen zurückerhalten.

§ 5 Mitgliedschaft

1) Anträge auf Mitgliedschaft sind schriftlich einzureichen. Über den Aufnahmeantrag entscheidet der Vorstand mit einfacher Mehrheit. Lehnt der Vorstand die Aufnahme ab, so kann der Antragsteller hiergegen Berufung zur ordentlichen Mitgliederversammlung einlegen. Diese entscheidet mit einfacher Stimmenmehrheit endgültig, wobei der Präsident bei        Stimmengleichheit die ausschlaggebende Stimme hat.

2) Die Mitgliedschaft endet durch:

– Tod

– Austritt

– Ausschluß

3) Die Austrittserklärung hat schriftlich gegenüber dem Vorstand mit einer Frist von drei Monaten zu erfolgen.

4) Der Ausschluß erfolgt:

– bei Rückstand von mehr als einem Jahresbeitrag

– bei grobem oder wiederholtem Verstoß gegen die Satzung oder gegen die Interessen des Vereins

– wegen unehrenhaften Verhaltens innerhalb oder außerhalb des Vereinslebens.

5) Über den Ausschluß, der mit sofortiger Wirkung erfolgt, entscheidet zunächst der Vorstand mit einfacher Stimmenmehrheit. Vor der Entscheidung des Vereinsausschusses ist dem Mitglied unter Setzung einer Frist von mindestens zwei Wochen Gelegenheit zu geben, sich zu den erhobenen Vorwürfen zu äußern. Der Ausschließungsbeschluß ist dem Mitglied unter Darlegung der Gründe bekanntzugeben.

6) Gegen diesen Beschluß ist die Berufung zur Mitgliederversammlung statthaft. Die Berufung muß innerhalb einer Frist von einem Monat nach Zugang des Ausschließungsbeschlusses beim Vorstand schriftlich eingelegt werden. In der Mitgliederversammlung ist dem Mitglied Gelegenheit zur Rechtfertigung zu geben.

7) Wird gegen den Ausschließungsbeschluß vom Mitglied nicht oder nicht rechtzeitig Berufung eingelegt, so kann der Ausschluß nachträglich auch nicht mehr auf dem Klagewege angefochten werden.

8) Mit Beendigung der Mitgliedschaft erlöschen alle Ansprüche aus dem Mitgliedschaftsverhältnis, unbeschadet  des  Anspruchs  des  Vereins  auf rückständige Beitragsforderungen. Eine Rückgewähr von  Beiträgen,  Sacheinlagen  oder  Spenden  ist ausgeschlossen.

§ 6 Mitgliedsbeiträge

1) Der Verein erhebt einen Jahresmitgliedsbeitrag, dessen Höhe vom Vorstand vorbehaltlich der Zustimmung der ordentlichen Mitgliederversammlung festgesetzt wird.

2) Der Beitrag ist auch dann für ein Jahr zu zahlen, wenn ein Mitglied während des Jahres austritt, ausgeschlossen wird oder erst während des Geschäftsjahres eintritt.

§ 7 Aufbau des Vereins

Die Organe des Vereins sind:

1) der Vorstand

2) die ordentliche Mitgliederversammlung.

§ 8 Der Vorstand

1) Der Vorstand der Gesellschaft besteht aus:

– Präsident

– Vizepräsident

– Pastpräsident

– Sekretär

– Schatzmeister

1. Mitglied

2. Mitglied

Der Präsident der ESVCP wird der Vorsitzende des Wissenschaftlichen Ausschusses des ECVCP, Reg. London, Großbritannien (ECVCP) und das 1. Mitglied und 2. Mitglied werden Vorstandsmitglieder des Wissenschaftlichen Ausschusses des ECVCP sein. Vizepräsident, Sekretär und Schatzmeister werden von den ESVCP-Mitgliedern gewählt.

Der Vorstand ernennt ein Vorstandsmitglied, ein Ehrenmitglied oder ein ordentliches Mitglied als Vertreter der Gesellschaft beim Registergericht.

2) Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich von einem Vorstandsmitglied gemäß Abschnitt 1) vertreten. Die Vorstandsmitglieder sind mit der Verwaltung der Geschäfte des Vereins betraut. Der Vorstand faßt seine Beschlüsse in Vorstandssitzungen; der Vorstand ist beschlußfähig, wenn mindestens vier Vorstandsmitglieder anwesend sind. Der Vorstand faßt die Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Sitzungsleiters.

3) Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung auf die Dauer von zwei Jahren gewählt.

4) Die Wiederwahl des Vorstandes ist möglich. Der Präsident darf für nicht mehr als zwei aufeinanderfolgende Wahlperioden im Amt sein. Eine spätere erneute Präsidentschaft ist möglich.

5) Der Präsident leitet alle Versammlungen, fungiert als Vorsitzender des Vorstands, ernennt alle Ausschüsse.

6) In Abwesenheit des Präsidenten führt der Vizepräsident den Vorsitz und erfüllt dabei die Pflichten, die sonst dem Präsidenten obliegen würden. Der Vizepräsident fungiert als Vorsitzender der ordentlichen Mitgliederversammlung bei der Jahresversammlung. Er ist auch für das wissenschaftliche Programm verantwortlich, Der Vizepräsident wird auf unbefristete Zeit amtierender Präsident, wenn der Präsident aus irgendeinem Grunde seinen Amtspflichten nicht nachkommen kann.

7) Bei Abwesenheit des Präsidenten und Vizepräsidenten führt ein von den Anwesenden gewähltes Mitglied des Vorstandes den Vorsitz.

8) Der Schriftführer erledigt Geschäfte wie Schreibarbeiten, Bekanntmachungen, Postversand und Koordination nach Weisung des Vorstands.

9) Der Schatzmeister ist mit allen Finanzangelegenheiten betraut. Dieses Vorstandsmit- glied führt die Mitgliederlisten und benachrichtigt Mitglieder bei Rückstand fälliger Mitgliedsbeiträge. Bei jeder Jahresversammlung erstellt der Schatzmeister eine Bilanz für das Vorjahr. Zahlungsanweisungen über Euro 2.500 sind von einem weiteren Vorstandsmitglied zu genehmigen.

10) Bei Ausscheiden eines Vorstandsmitgliedes haben die übrigen Vorstandsmitglieder das Recht, einen Ersatzmann bis zur nächsten Mitgliederversammlung zu wählen.

§ 9 Wahl des Vorstands

1)  Der Schriftführer muß an alle Mitglieder eine Liste der demnächst freiwerdenden Positionen übersenden und um Vorschläge bitten.

2) Jedes Mitglied kann einen Vorschlag einreichen, nachdem es sich vergewissert hat, daß die vorgeschlagene Person zur Übernahme des Amtes bereit ist.

3) Die Mitglieder der Gesellschaft werden ihre Stimme anonym über eine Online-Plattform abgeben.

§ 10 Die ordentliche Mitgliederversammlung

1) Die ordentliche Mitgliederversammlung  ist einmal jährlich vom Vorstand einzuberufen.

2) Die Mitglieder sind unter Bekanntgabe der Tagesordnung und unter Einhaltung einer Frist von mindestens einem Monat schriftlich einzuladen.

3) Der Vorstand kann auch jederzeit eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Hierzu ist er verpflichtet, wenn ein Zehntel der stimmberechtigten Mitglieder dies unter Angabe des Zweckes und der Gründe schriftlich verlangt. In diesem Fall sind die Mitglieder unter Bekanntgabe der Tagesordnung und Einhaltung einer Frist von minde- stens zwei Wochen einzuladen.

4) Die Mitgliederversammlung ist beschlußfähig, wenn  mindestens  15%  der  zum  Zeitpunkt  der Ankündigung der Versammlung stimmberechtigten Mitglieder anwesend sind.

Bei Beschlußunfähigkeit muß der Vorstand binnen eines Monats eine zweite Versammlung mit derselben Tagesordnung einberufen. Diese ist dann ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienen Mitglieder beschlußfähig.

In der Einladung zu der zweiten Versammlung ist auf diese besondere Beschlußfähigkeit hinzuweisen.

§ 11 Obliegenheiten der ordentlichen Mitgliederversammlung

Die ordentliche Mitgliederversammlung  hat im einzelnen folgende Aufgaben:

1) Protokoll der vorausgegangenen ordentlichen Mitgliederversammlung und sich daraus ergebende Angelegenheiten.

2) Wahl des Vorstandes.

3) Wahl von zwei Rechnungsprüfern für die Dauer von zwei Jahren. Die Rechnungsprüfer sind berechtigt, jederzeit die Geldmittel und die Konten des Vereins zu prüfen. Die Rechnungsprüfer müssen der Jahresversammlung einen Jahresbericht über die Prü- fung der Konten des Vereins vorlegen.

4) Die Entgegennahme des Jahres- und Kassenberichtes des Vorstandes, des Prüfungs- berichtes der Kassenprüfer und Erteilung der Entlastung.

5) Den Jahresmitgliedsbeitrag zu genehmigen.

6) Die Aufstellung des Haushaltsplans.

7) Ernennung von Ehrenmitgliedern.

8) Die Beschlußfassung über Satzungsänderungen und allen sonstigen ihr vom Vorstand unterbreiteten Aufgaben sowie die nach der Satzung übertragenen Angelegenheiten.

9) Alle zuvor von Mitgliedern in der Tagesordnung angekündigten Angelegenheiten zu besprechen.

10) Beschlußfassung über die Auflösung des Vereins.

§ 12 Abhaltung der ordentlichen Mitgliederversammlungen

1) Den Vorsitz in der ordentlichen Mitgliederversammlung führt der Präsident, bei seiner Verhinderung der Vizepräsident. Bei Abwesenheit beider ein vom Präsidenten ernannter Stellvertreter.

2) Sofern die Satzung nichts anderes bestimmt, werden alle Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit durch offene Abstimmung gefaßt. Eine Vertretung in der Stimmabgabe ist bei Vorlage einer schriftlichen Vollmacht zulässig.

3) Die Wahl der Vorstandsmitglieder sowie der Kassenprüfer erfolgt geheim. Bei Stimmengleichheit ist ein zweiter Wahlgang erforderlich. Wird keine Mehrheit erzielt, dann erfolgt die endgültige Entscheidung durch das Los.

4)  Bewerben sich mehr als zwei Personen für ein Amt und erreicht keine die einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen, so findet eine Stichwahl zwischen den beiden Kandidaten statt, die im ersten Wahlgang die meisten Stimmen erzielt haben.

§ 13 Beschlüsse und Berichte

1) Alle Beschlüsse des Vorstands und der ordentlichen Mitgliederversammlung sind schriftlich niederzulegen und vom Sitzungsleiter und dem jeweiligen Schriftführer zu unterzeichnen.

2) Bei jeder ordentlichen Mitgliederversammlung ist ein Protokoll zu führen, das vom Versammlungsleiter und vom Schriftführer zu unterzeichnen ist.

§ 14 Satzungsänderungen

1) Eine Änderung der Satzung kann nur durch die ordentliche    Jahresmitgliederversammlung beschlossen werden. Bei der Einladung ist die Angabe des zu ändernden Paragraphen der Satzung in der Tagesordnung bekanntzugeben. Ein Beschluß, der eine Änderung der Satzung enthält, bedarf einer Mehrheit von zwei Drittel der abgegebenen Stimmen.

2)  Jeder Beschluß über die Änderung der Satzung ist vor dessen Anmeldung beim Registergericht dem zuständigen Finanzamt vorzulegen.

§ 15 Vermögen

1) Alle Beiträge, Einnahmen und Mittel des Vereins werden ausschließlich zur Erreichung des Vereinszweckes verwendet.

2)  Niemand darf durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

§ 16 Auflösung des Vereins

1) Die Auflösung des Vereins erfolgt durch Beschluß der ordentlichen Mitgliederversammlung, wobei zwei Drittel der abgegebenen Stimmen für die Auflösung stimmen müssen.

2) Die Mitgliederversammlung  ernennt zur Abwicklung der Geschäfte zwei Liquidatoren.

3)  Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall seines steuerbegünstigten Zwecks fällt das Vermögen des Vereins an eine Körperschaft des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zwecks Verwendung zur Förderung von Wissenschaft und Forschung.

Die Satzung wurde in der Gründungsversammlung vom 26.9.1998 errichtet.

Abgeändert aufgrund eines Beschlusses der Jahreshauptversammlung vom September 2005 (§ 2.8, 3.1, 8.1 und 8.2)

Abgeändert aufgrund eines Beschlusses der Jahreshauptversammlung vom September 2010 ( (§ 2.3 und 8.1)

Abgeändert aufgrund eines Beschlusses der Jahreshauptversammlung vom November 2013 ( (§ 8.1 und 16.3)

Abgeändert aufgrund eines Beschlusses der Jahreshauptversammlung vom Oktober 2021 (§ 2.7, 8.4 und 9.3)

Abgeändert aufgrund eines Mitgliederbeschlusses vom Juni 2025 (§ 2.3, 4.5, 8.1 und 16.3)

Name of the Society

The Society is hereby named “European Society of Veterinary Clinical Pathology” (ESVCP). It will be registered in the Society Register in Munich (Germany); and thereafter the official suffix will be “Registered Society”.

Objectives of the Society

The Society will exclusively and immediately pursue non-profit-making purposes within the meaning of the section “Tax-privileged purposes” of the Tax Code. Any prospective alterations to the statutes shall be submitted to the responsible Tax Office prior to application thereto for registration with the Registry Court.

The work of the Society will be altruistic; it will not primarily seek to increase its wealth.

The use of the funds of the Society must be for purposes in accordance with the statutes of the Society. The members shall not receive any grants from the funds of the society. In order to promote the education and understanding of Veterinary Clinical Pathology, the Society may provide educational, research or travel grants to residents and students (veterinary students or graduate students) from the funds of the Society.

No person may receive expenses incompatible with the aims of the Society, or unreasonably high remuneration.

Membership of the Society will be comprised of particularly those who are interested in the fields of clinical pathology.

All officers of the Society shall work in an honorary capacity.

The objectives of the Society are:

–           to disseminate the basic principles of Veterinary Clinical Pathology

–           by means of scientific meetings (seminars, workshops, continuing education)

–           to spread new scientific information by participation at congresses with hematologic, biochemical, or cytopathologic subjects,

–           to encourage cooperation between society members and to establish close contacts with the American Society of Veterinary Clinical Pathology and other such societies or organizations which may share mutual interests,

–           to promote Veterinary Clinical Pathology as a branch of veterinary medicine and research.

The dissolution of the Society is regulated in § 16.

Members

The Society will be comprised of Full Members and Honorary Members:

Full Members are to be considered as active members and may be any veterinarian or member of another profession who is interested in the objectives of the Society.

Honorary Members are those who achieve special recognition by the Society and shall be elected at the members’ General Meeting. Honorary membership is to be considered the highest award that can be made by the Society. Honorary Members have the same rights as Full Members but are excused from payment of the membership fee.

Rights and Duties of Members

Full and Honorary members may vote at General Meetings.

All members may present proposals to the Board of the Society and to the General Meetings.

All members may participate in any event organized by the Society.

Members are expected to:

–           further the objectives of the Society to the best of their ability

–           to treat all property of the Society with due care

–           to pay the membership fee when requested.

Members will not receive a share of any profits.

Following resignation or in the event of dissolution of the Society, members will not receive more than their own share of any capital and the value of their contributions.

Membership

All applications for membership shall be submitted in writing. Acceptance shall be determined by simple majority of the Board. In case of refusal the applicant may appeal to the General Meeting which will reach a final decision by a simple majority, the President having a casting vote in the event of a tie.

Membership will cease in the event of:

–           death

–           resignation or

–           exclusion.

Resignation must be submitted in writing to the Board and is subject to three months’ notice.

Exclusion will follow:

–           non-payment of the membership fee after one year following its due date,

–           severe or repeated violation of the constitution or any activity contrary to the interests of the Society, or

–           misconduct within or outside of the Society.

A majority decision by the Board to exclude a member will take effect immediately. Prior to any such decision of the Board, a member will be given an opportunity to provide an explanation or present a defence. A period of not less than two weeks will be allowed for such an appeal to be received. The reason for any exclusion must be delivered to the members together with the decision reached by the board.

An appeal against exclusion may be made to the General Meeting. Notice of the appeal must be brought to the attention of the Board, in writing, within a period of one month. The member must be given an opportunity to present such an appeal during the Meeting.

If no appeal is brought, or if such an appeal is made later than the period determined in these statutes, then the exclusion may not subsequently be challenged by any further legal action.

On termination of membership, all claims upon the member will end, with the exception of any outstanding membership fees. There will be no reimbursement of any fees, goods or donations.

Membership Fees

An annual membership fee shall be levied, the amount to be determined by the Board, subject to agreement at the General Meeting.

Payment of the annual fees will also be required where a member joins during a current year, resigns or is excluded from the Society.

Organization of the Society

The Society shall consist of

the Board

the General Meeting

The Board

The Board of the Society will consist of:

–          President

–          Vice-President

–          Past-President

–          Secretary

–          Treasurer

–          Councillor #1

–          Councillor #2

The President of the ESVCP will be the Chair of the Scientific Committee of the European College of Veterinary Clinical Pathology, reg. London, UK (ECVCP) and Councilor # 1 and Councilor # 2 will be board members of the Scientific Committee of the ECVCP. Vice President, Secretary and Treasurer are elected by ESVCP members.

The board may appoint a Board member, Honorary or Full Member to act as the Society´s representative at the Register Court.

The Society will be represented judicially and extrajudicially by one Board Member in each case. The officers of the Board shall be in charge of the administration of the affairs of the Society. At least four Board Members must be present for any decisions to be valid. All decisions of the Board will be taken by a simple majority of votes, the President holding a casting vote, should this be required.

The terms of office shall be for 2 years, the Board being elected by the General Meeting.

Re-election of the Executive Board, after their 2-year term, is possible. The President may be re-elected for not more than two consecutive terms of office. Additional non-consecutive terms of office are permitted.

The President shall conduct all meetings; shall serve as chairman of the Executive Board; shall appoint all committees.

The Vice-President shall preside in the absence of the President and, when so acting, shall perform such duties as would otherwise devolve upon the President. The Vice-President shall serve as General Meeting Chairman for the Annual Meeting. The Vice-President shall be responsible for the scientific program. The Vice-President shall become acting President for any unexpired term if for any reason the President is unable to fulfill the duties of office.

In the absence of the President and Vice-President, a member of the Board selected by those present shall be the presiding officer.

The Secretary shall transact such business as mailing, typing, notifying, correspondence, correlating and compiling, as directed by the Board.

The Treasurer shall be in charge of all financial affairs. This officer shall maintain the rolls of membership and shall notify members of delinquency in the payment of dues. At each Annual Meeting the Treasurer shall prepare a balance sheet for the previous year. Payments exceeding 2,500 Euro must be authorized by another Board Member.

In the case of a member resigning from the Board, the remaining Board Members may co-opt a further member until the next General Meeting.

Election of the Board

The Secretary must send to all members a list of the forthcoming vacancies and ask for proposals.

Any member may send a proposal after ensuring that the nominated person is willing to stand.

Society members will cast their votes anonymously using an online platform.

The General Meeting

The General Meeting must be convened annually by the Board.

Notice of the Meeting including the Agenda must be received by the members in writing at least one month prior to the date of the Meeting.

An Extraordinary General Meeting may be called by the Board or if one tenth of the members who hold voting rights request such a Meeting in writing, together with the reason for such a request. Notice of an Extraordinary General Meeting with the Agenda must be given to the members at least two weeks prior to the date of the Meeting.

A quorum for all General Meetings shall be at least 15% of the membership eligible to vote on the date of issue of the notice of the Meeting.

If a quorum is not present, the Board must call a second Meeting to be held within one month with the same Agenda. This second Meeting will be valid regardless of the number of members present.

Notice of this second Meeting must indicate clearly that this meeting will have such validity.

Duties of the General Meeting

The General Meeting has the following particular duties:

Minutes of the previous General Meeting, and matters arising.

Election of the Board

Election of two Auditors for two years. The Auditors are entitled to examine the funds and the accounts of the Society at any time. The Auditors must submit an annual report of the examination of the accounts of the Society to the Annual Meeting.

To receive Annual Reports of the activities of the Society from the President, the Treasurer and the Auditors.

To agree the annual membership fee

To agree the Budget

To nominate Honorary Members

To determine any changes in statutes, matters duly determined by the Board, as well as any matters assigned to it by the statutes.

To discuss any matters previously notified in the Agenda by members

To decide about dissolution of the Society.

Conduct of the General Meetings

The General Meeting will be chaired by the President; or in case of his absence by the Vice-President. In the absence of the latter the chair may be taken by any substitute nominated by the President.

All decisions will be taken by a simple majority of votes on an open show of hands unless determined otherwise by the statutes. Voting by proxy may be allowed upon presentation of a written letter of authority.

The Election of Board Members as well as of Auditors shall be by secret ballot. If no majority of votes is obtained then a second vote shall be taken. If a majority is not obtained then the final decision is made by lottery.

Where more than two candidates are nominated for election to office and when no one candidate receives an overall majority of votes then a second vote shall be taken between the two candidates who received the greatest number of votes in the first ballot.

Decisions and Reports

All decisions of the Board and General Meeting must be put in writing and signed by the President and Secretary of every meeting.

Minutes of every General Meeting must be taken and signed by the President and Secretary.

Statutes

The statutes may only be changed at the Annual General Meeting. Any statutes for change must be notified in the Agenda of the meeting. A majority of at least two thirds of the votes is necessary for any change.

Any prospective alterations to the statutes shall be submitted to the responsible Tax Office prior to application thereto for registration with the Registry Court.

Property

All contributions, income and funds of the Society may only be used to achieve the aims of the Society.

No expenditure may be made by the Board which does not serve the goals of the Society, or pay expenses which are unreasonably high.

Dissolution of the Society

The dissolution of the Society may only be determined at a General Meeting provided that a majority of two thirds of the votes are in favor.

Two liquidators will be appointed at the General Meeting to wind up the Affairs of the Society.

Upon dissolution of the Society, lapse thereof or alteration or discontinuation of its tax-exempt purpose, any properties of the Society shall revert to a public corporate body or similar tax-exempt corporation established for the purpose of promoting science and research.

The Constitution was ratified at the inaugural meeting on September 26th, 1998.

 Modified by AGM September 2005 (§ 2.8, 3.1, 8.1 and 8.2)

Modified by AGM September 2010 (§ 2.3 and 8.1)

Modified by AGM November 2013 (§ 8.1 and 16.3)

Modified by AGM October 2021 (§ 2.7, 8.4 and 9.3)

Modified by member voting June 2025 (§ 2.3, 4.5, 8.1 and 16.3)